Kaxholmens Sängfabrik AB värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig som exempelvis är kontaktperson, beställare eller representant för ett företag som är kund hos oss.

1. Personuppgiftsansvarig

Kaxholmens Sängfabrik AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Kaxholmens Sängfabrik AB
Organisationsnummer: 556188-9097
Madstigen 2, Kaxholmen
561 46 Huskvarna

E-post för frågor om personuppgifter: dataskydd@kaxholmenssangfabrik.se

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du eller det företag du representerar handlar av eller har kontakt med oss kan vi behandla personuppgifter såsom:

• namn
• befattning och vilket företag du representerar
• e-postadress
• telefonnummer
• leverans- och faktureringsuppgifter
• uppgifter kopplade till beställningar och leveranser
• kundnummer och annan information som behövs för vår kundrelation
• korrespondens med oss, exempelvis via e-post eller telefon
• tekniska uppgifter som kan uppstå när du besöker vår webbplats, exempelvis IP-adress och nödvändiga tekniska loggar.

Vi strävar efter att endast behandla de personuppgifter som är nödvändiga för respektive ändamål.

3. Varifrån får vi personuppgifterna?

Vi får normalt personuppgifterna direkt från dig, från det företag eller den organisation som du representerar eller i samband med en beställning eller annan kontakt med oss.

4. Varför behandlar vi personuppgifter?

Hantering av kundrelationer och beställningar

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• ta emot och administrera beställningar
• kommunicera med våra företagskunder och deras kontaktpersoner
• administrera kundrelationen
• fakturera
• hantera frågor, reklamationer och annan kundservice
• planera och genomföra leveranser.

När vår kund är ett företag behandlar vi normalt kontaktpersoners personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna administrera och fullgöra affärsrelationen med företaget.

Den rättsliga grunden är intresseavvägning enligt artikel 6.1 f i GDPR.

Fakturering, bokföring och andra rättsliga skyldigheter

Vi behandlar och sparar de personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla våra skyldigheter enligt bland annat bokförings- och skattelagstiftning.
Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR.

Kommunikation och förfrågningar

Om du kontaktar oss via exempelvis e-post eller telefon behandlar vi de personuppgifter som behövs för att kunna hantera och besvara din förfrågan.

Den rättsliga grunden är normalt vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med kunder, leverantörer och andra som kontaktar oss.

5. Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi kan lämna personuppgifter till företag som hjälper oss att bedriva verksamheten. Vi delar endast de uppgifter som behövs för respektive ändamål.

Transport och leverans

För att kunna leverera beställda produkter kan relevanta kontakt- och leveransuppgifter lämnas till de transportföretag som anlitas för leveransen, exempelvis:

• PostNord
• DSV
• Bring

Ekonomi och bokföring

Personuppgifter som behövs för fakturering, bokföring och ekonomiadministration kan behandlas i Fortnox.

IT och webbplats

Vår webbplats och tillhörande IT-miljö använder Microsoft Azure. Webbplatsen är placerad i Microsofts datacenter i Sverige.

Vi kan även använda andra IT-leverantörer och tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning. När en leverantör är personuppgiftsbiträde regleras behandlingen genom personuppgiftsbiträdesavtal.

6. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vår ambition är att personuppgifter ska behandlas inom EU/EES.

Vissa av våra tjänsteleverantörer kan dock ingå i internationella koncerner eller använda underleverantörer som innebär att personuppgifter kan komma att behandlas eller göras tillgängliga utanför EU/EES.

Om en sådan överföring sker säkerställer vi att det finns en tillåten grund för överföringen och att de skyddsåtgärder som krävs enligt GDPR används.

7. Hur länge sparar vi personuppgifterna?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för det ändamål som de samlades in för.

Uppgifter som behövs för att hantera en pågående kundrelation sparas så länge de behövs för kundrelationen och därefter under den tid som uppgifterna fortfarande behövs för exempelvis garanti-, reklamations- eller rättsliga anspråk.

Uppgifter som ingår i bokföringsmaterial sparas under den tid som krävs enligt tillämplig bokföringslagstiftning.

Korrespondens och andra uppgifter som inte längre behövs för något berättigat ändamål ska raderas eller anonymiseras enligt våra rutiner för gallring.

8. Webbplats och cookies

Vår webbplats använder de tekniska funktioner som behövs för att webbplatsen och webbutiken ska fungera.

Vi använder inte personuppgifter från webbplatsen för nyhetsbrev, beteendebaserad annonsering eller besöksstatistik.

Om webbplatsen använder nödvändiga cookies eller motsvarande tekniker används dessa endast för att tillhandahålla och säkerställa webbplatsens och webbutikens funktioner.

9. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bland annat obehörig åtkomst, förlust, förändring eller otillåten spridning.

Tillgång till personuppgifter begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter eller uppdrag.

10. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du, beroende på omständigheterna, bland annat rätt att:

• få information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering av personuppgifter
• begära begränsning av behandlingen
• invända mot behandling som grundas på intresseavvägning
• i vissa fall få ut personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Vissa rättigheter är begränsade i vissa situationer. Vi kan exempelvis inte radera uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att behålla.

Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om vår behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på:

dataskydd@kaxholmenssangfabrik.se

11. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt får du gärna kontakta oss så att vi kan undersöka frågan.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter i Sverige.

12. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när det behövs, exempelvis om vår behandling av personuppgifter förändras eller om tillämpliga regler ändras.
Den aktuella versionen finns alltid publicerad på vår webbplats.